Frage
Jeder Beleg (PDF) den ich auf meinem Rechner speichern will, wird immer mit dem gleichen Namen gespeichert und so der zuletzt gespeicherte überschrieben. Was kann ich tun ?

Antwort
Auch wenn jeder Beleg eine eigene Nummer, Datum usw. hat, ist der vorgeschlagene Name immer der gleiche. Das Begründet sich darin, das beim aufrufen aus der Datenbank dieser Beleg erst als PDF erstellt wird. Und damit keiner den Beleg eines anderen sehen kann, dieser aber auf dem ArchivSystem eindeutig zugeordnet werden kann, wird für jeden Anwender beim einloggen ein persönliches temporäres File mit einer User-ID erzeugt (z.B. j7474378.pdf). Diese User-ID wird dann auch beim speichern als Dateiname vorgeschlagen.

Lösung
Hier hilft nur, den vorgeschlagenen Namen beim speichern gegen einen frei wählbaren Begriff oder Nummer zu tauschen.

Sehr Wichtig !
Um den Anforderungen der GDPdU zur digitalen Archivierung gerecht zu werden, müssen alle Belege unveränderlich und auswertbar gespeichert, sprich archiviert sein. Dies ist beim abspeichern der Belege im PDF-Format auf einem lokalen Rechner nicht der Fall.
1. Ein PDF ist kein unveränderliches Format.
2. Ein PDF kann nicht digital vom Steuerprüfer ausgewertet werden.

Hierfür hält unsere Jahres-Archiv-CD ein spezielles Programm vor, mit dem aus der verschlüsselten Datenbank auf der CD, der originäre Datenstrom wieder hergestellt und so auch ausgewertet werden kann. Eine solche CD können Sie über Ihren Archivanbieter bzw. Großhandel beziehen.